Explicaremos o que fazer em cada etapa.
Cliente entrou em contato e agora? #
Etapa 1: Recepção – Triagem e Agendamento #
1️⃣ Atendimento Inicial:
Recepciono-me apresentando como Assistente do Dr. Paulo e explico o trabalho do advogado.
2️⃣ Entendimento da Situação:
Fazer uma escuta atenta, tirando dúvidas e colhendo informações prévias e basicas. Avaliar se o atendimento presencial será necessário. Sempre mostrar empatia.
3️⃣Agendamento:
Caso seja necessário o atendimento presencial, verifico disponibilidade e confirmo a melhor data para o cliente. Se não for possível, tento opções remotas.
4️⃣ Confirmação do Agendamento:
Informo o dia e horário agendado e deixo o cliente à vontade para esclarecer dúvidas.
5️⃣ Após o atendimento:
Peço feedback sobre a experiência e incentivo o cliente a compartilhar sua opinião em nossas redes sociais.
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Etapa 3: Setor Comercial – Do Atendimento #
1️⃣ O closer deve receber o cliente na porta, de pé, e direcioná-lo ao local do atendimento.
2️⃣ Abrir o atendimento no Astrea que já foi criado na Recepção;
3️⃣ Conversar abertamente com o cliente sobre sua situação.
4️⃣ Reunir e revisar superficialmente a documentação.
5️⃣ Entrevistar o cliente, se possivel, pelo formulário: ….. ;
6️⃣ Se cliente for fechar contrato, gerar e Imprimir o KIT preenchido e salvar o formulário de entrevista na pasta do cliente no OneDrive assim como o KIT em PDF a ser assinado;
7️⃣ O cliente assina o KIT enquanto os documentos são digitalizados.
8️⃣ Digitalizar o KIT assinado e colocar na pasta do cliente no OneDrive;
9️⃣ Em seguida, a Recepção deve a) transformar o atendimento em caso no Astrea; b) criar um prazo de 10 dias no Astrea no caso; c) adicionar dentro do prazo o conjunto de tarefas predefinidas chamaso “Introdução”; d) cumprir as tarefas predefinidas conforme orientações;
🔟 Por fim, a Recepção deve localizar o email da entrevista e salvá-lo em PDF na pasta do cliente (cujas respostas chegarão por e-mail); “como salvar email em PDF?”
1️⃣1️⃣ Repetir o procedimento para o próximo cliente, se houver, a começar da Etapa
Como salvar um e-mail do Gmail em PDF: #
1. Abrir o Gmail;
2. Localize o email que você deseja salvar o abra;
3. No canto superior direito da mensagem, clique nos três pontos verticais (menu “Mais”).
4. Selecione a opção “Imprimir” no menu suspenso.
5. Escolher a opção “Salvar como PDF”:
6. Uma janela de impressão será aberta. No campo “Destino” ou “Printer”, escolha “Salvar como PDF” (ou “Save as PDF”, dependendo da configuração de idioma).
7. Salvar o e-mail:
8. Clique em “Salvar” e selecione o local no no OneDrive onde deseja armazenar o PDF.
9. Nomeie o arquivo conforme necessário (ex“Entrevista_cliente_X.pdf”);Dica:
Se você estiver utilizando o Google Chrome, ele tem um visualizador de PDF integrado que facilita ainda mais o processo de visualização e salvamento de e-mails como PDFs.
Cliente quer marcar atendimento. E agora? #
Os atendimentos acontecem preferencialmente de maneira presencial. Excepcionalmente, pode ser agendado atendimento remoto pelo Google Meet (google agenda).
Cliente chega no Escritório. O que fazer? #
- Recepcionar o cliente com cortesia, cumprimentando-o;
- Oferecer água ou café de forma que o cliente se sinta inclinado a aceitar.
- Pedir RG, CPF e comprovante de endereço para digitalizar;
- Criar pasta no OneDrive e colocar RG, CPF e endereço na pasta;
- Fazer cadastro do cliente no ASTREA, caso ele ainda não tenha (verificar se tem ou não);
- Criar CASO (não mais atendimento) no Astrea:
- Nome do caso: NOME COMPLETO DO CLIENTE;
- Descrição do caso: escrever o serviço desejado, o CPF e, se o cliente tiver, também senha do GOV/INSS. [Testar a senha do INSS, se possível]
- No caso criado, você vai inserir um prazo para o mesmo dia chamado “RECEPÇÃO” e se colocará como responsável;
- No prazo, você irá inserir o conjunto de tarefas predenidas chamado “00. RECEPÇÃO”;
- Cumpra as tarefas predefinidas na medida do possível, inserindo as etiquetas;
- Inserir etiquetas no Astrea: sede vinculada, indicação do cliente, e tipo de benefício pretendido.
- Informar ao “Advogado” que o cliente está pronto para atendimento.
- Cliente aguarda ser chamado.
Atendimento aconteceu. O que fazer? #
A escrever…
Cliente vai fechar contrato. Quanto cobrar? #
Os valores de honorários do escritório podem ser encontrados na página a seguir:
Cliente assinou KIT/Contrato. O que fazer? #
A escrever…
O jurídico solicitou consulta médica para o cliente. O que fazer? #
Escrever…
Requerimento administrativo. Como fazer? #
Pode ser feito o requerimento administrativo pela plataforma do MEU INSS do cliente, usando o CPF e senha dele do GOV.
Ao fazer o pedido, deve-se indicar:
- telefone de contato: (85) 98666-1289
- e-mail: inss@phg.adv.br
- Aceita receber comunicação por e-mail? SIM;
- Aceita contato pelo whatsapp? NÃO.
Faça apenas o requerimento, sem anexar documentação, eis que esta deverá ser anexada durante o prazo de exigência.
Preparamos um manual sobre como fazer requerimento administrativo pela plataforma do advogado, que pode ser acessado no link: https://phg.adv.br/docs/requerimento-administrativo/
Requerimento administrativo foi feito. E agora? #
Escrever…
Processo judicial foi protocolado. E agora? #
Escrever…
Audiência marcada. E agora? #
Criar EVENTO no ASTREA;
Criar Evento no Google Agenda;
Criar PRAZO de 5 dias úteis para análise do caso pelo advogado responsável;
Passar informações ao cliente acerca da audiência.
Como analisar se o caso precisa de audiência?
- Verificar se o ‘ponto controvertido’ está provado documentalmente. Se estiver, poder-se-ia pedir a dispensa da audiência.
- Verificar necessidade de reorganizar provas documentais e solicitar mais provas, se for o caso.
- Não sendo o caso de prova documental suficiente, como prova da situação de desemprego e audiência para prova da qualidade de segurado especial rural, instruir cliente sob cmo funciona a audiência.
- Informar autor que deve conseguir testemunhas que não sejam da família. Não pode ser irmão. Não pode ser parente de até terceiro grau. Pode ser vizinho.
- No previdenciário, admite-se que a testemunha seja ‘amiga’ da parte autora.
Perícia médica marcada. O que fazer? #
Criar evento no ASTREA. O nome do evento deve indicar se na justiça ou no INSS; se for no INSS, deve indicar também em qual agência do INSS;
Cadastrar evento no Google Agenda;
Criar tarefa para informar ao cliente, concluir tarefa apenas quando cliente confirmar que foi cientificado;
Organizar documentação médica, unindo-as se possível, inclusive, com eventual documentação médica nova, para anexar no processo;
Anexar no processo a quesitação bem como a documentação médica organizada em ordem temporal do mais recente para o mais antigo;
Esse procedimento deve ser aplicado aos casos judiciais e administrativo.
NO ENTANTO, se judicial, há um adendo: deve-se QUESITAR nos autos.
Para isso, desenvolvemos um formulário com o ChatGPT:
Criar quesitação para anexar no processo judicial;
https://forms.gle/z97LcUuJuN29yjgu9
Benefício concedido. O que fazer? #
- Criar PRAZO de 30 dias, cujo responsável é o Dr. PAULO;
- Inserir conjunto de tarefas pré-definidas chamado “Benefício concedido”.
Benefício indeferido. O que fazer? #
- Criar prazo de 20 dias no ASTREA;
- Nome do prazo: BENEFÍCIO INDEFERIDO FATAL xx/xx/xxxx (contar 30 dias da data do indeferimento);
- Responsável pelo prazo: PAULO GONÇALVES
- Incluir conjunto de tarefas predefinidas chamado “BENEFÍCIO INDEFERIDO”;
- Colocar processo administrativo no comentário do prazo;
Processo judicial ficou concluso para sentença/decisão. E agora? #
Em alguns casos, finalizada a instrução do processo (produção de provas), a secretaria do juízo demora a colocar o processo na fila de sentença. Nesses casos, deve-se enviar um e-mail à Vara pedindo que o processo seja remetido à fila.
Percebido que o processo já foi movimento à fila de sentença, você deve:
- Colocar a etiqueta “Concluso para julgamento/decisão” no processo do Astrea;
- Verificar a posição do processo na fila de sentenças;
- Informar ao cliente situação atual e a previsão de sentença (levando em consideração que geralmente o Juiz publica de 80 a 100 sentenças por mês).
Para consultar a fila de sentenças, você deve seguir o passo a passo disponível no link a seguir:
Link: https://phg.adv.br/docs/como-consultar-fila-de-sentencas/
Sentença judicial disponibilizada. O que fazer? #
DA SECRETARIA
- Localizar o processo a que diz respeito a sentença;
- Após, criar prazo de 2 dias corridos contados da sentença;
- Nome do prazo “SENTENÇA + FATAL XX/XX/XXXX”.
- Inserir conjunto de tarefas predefinidos chamado “SENTENÇA (PROCEDENTE, IMPROCEDENTE E PARCIALMENTE PROCEDENTE)”;
- Colocar a sentença no próprio comentário da tarefa, como anexo;
DO JURÍDICO
- Se possível, colocar no comentário o que foi pedido na inicial;
- Se possível, colocar no comentário a parte dispositiva da sentença;
- Os itens 5 e 6 destinam-se a comparar se o juiz aceitou o que foi pedido ou se algo foi negado;
- Cumprir tarefas predefinidas, conforme a situação;
Tópico detalhado: Sentença/acórdão disponibilizado(a)
Transitou em julgado o processo judicial. O que fazer? #
- Visualidado que não houve recurso das partes e que o processo transitou em julgado, deve-se:
- Abrir o processo no Astrea;
- No processo do Astrea, você vai criar prazo de 5 dias dias, cujo responsável é o ADVOGADO;
- O advogado vai identificar em que qual situação o processo se encaixa, conforme explicitado no início, em especial:
- Se foi procedente;
- Se foi parcialmente procedente;
- Se há algo a ser executado, como multas, por exemplo;
- Se há honorários de sucumbência a serem pagos cobrados; ou
- Se foi caso de total improcedencia. Nessa última hipótese, o processo será arquivado e encerrado no ASTREA, comunicando-se o autor;
- Por outro lado, tratando-se de decisão/sentença/acórdão favorável, ele vai alterar a data do prazo para 240 dias;
- Após, ele vai inserir o conjunto de tarefas predefenidos chamado “CUMPRIMENTO DE SENTENÇA”;
- Adicionado o conjunto de tarefas predefinidas, ele poderá adotar algumas posturas como: cumprir algumas, delegar outras, encerrar outras, alterar datas e etc.