O que fazer a seguir?

Explicaremos o que fazer em cada etapa.

Cliente entrou em contato e agora? #

Etapa 1: Recepção – Triagem e Agendamento #

1️⃣ Atendimento Inicial:
Recepciono-me apresentando como Assistente do Dr. Paulo e explico o trabalho do advogado.

2️⃣ Entendimento da Situação:
Fazer uma escuta atenta, tirando dúvidas e colhendo informações prévias e basicas. Avaliar se o atendimento presencial será necessário. Sempre mostrar empatia.

3️⃣Agendamento:
Caso seja necessário o atendimento presencial, verifico disponibilidade e confirmo a melhor data para o cliente. Se não for possível, tento opções remotas.

4️⃣ Confirmação do Agendamento:
Informo o dia e horário agendado e deixo o cliente à vontade para esclarecer dúvidas.

5️⃣ Após o atendimento:
Peço feedback sobre a experiência e incentivo o cliente a compartilhar sua opinião em nossas redes sociais.

Etapa 2: Recepção – Cliente chega no Escritório #

1️⃣ Recepcionar o cliente com cortesia, cumprimentando-o;
2️⃣ Oferecer água ou café de forma que o cliente se sinta inclinado a aceitar.
3️⃣ Pedir RG, CPF e comprovante de endereço.
4️⃣ Criar o atendimento no Astrea, usando o nome do cliente ou serviço desejado no assunto, e preenchendo CPF e senha do GOV/INSS.
– Testar a senha do INSS, se possível.
5️⃣ Atualizar o cadastro do cliente no Astrea com as informações pessoais.
6️⃣ Inserir etiquetas no Astrea: sede vinculada, indicação do cliente, e tipo de benefício pretendido.
7️⃣ Digitalizar RG, CPF e endereço, e criar uma pasta no OneDrive para armazenar esses documentos.
8️⃣ Informar ao “Closer” que o cliente está pronto para atendimento.
9️⃣ Cliente aguarda ser chamado.

Etapa 3: Setor Comercial – Do Atendimento #

1️⃣ O closer deve receber o cliente na porta, de pé, e direcioná-lo ao local do atendimento.
2️⃣ Abrir o atendimento no Astrea que já foi criado na Recepção;
3️⃣ Conversar abertamente com o cliente sobre sua situação.
4️⃣ Reunir e revisar superficialmente a documentação.
5️⃣ Entrevistar o cliente, se possivel, pelo formulário: ….. ;
6️⃣ Se cliente for fechar contrato, gerar e Imprimir o KIT preenchido e salvar o formulário de entrevista na pasta do cliente no OneDrive assim como o KIT em PDF a ser assinado;
7️⃣ O cliente assina o KIT enquanto os documentos são digitalizados.
8️⃣ Digitalizar o KIT assinado e colocar na pasta do cliente no OneDrive;
9️⃣ Em seguida, a Recepção deve a) transformar o atendimento em caso no Astrea; b) criar um prazo de 10 dias no Astrea no caso; c) adicionar dentro do prazo o conjunto de tarefas predefinidas chamaso “Introdução”; d) cumprir as tarefas predefinidas conforme orientações;
🔟 Por fim, a Recepção deve localizar o email da entrevista e salvá-lo em PDF na pasta do cliente (cujas respostas chegarão por e-mail); “como salvar email em PDF?”
1️⃣1️⃣ Repetir o procedimento para o próximo cliente, se houver, a começar da Etapa

Como salvar um e-mail do Gmail em PDF: #

1. Abrir o Gmail;
2. Localize o email que você deseja salvar o abra;
3. No canto superior direito da mensagem, clique nos três pontos verticais (menu “Mais”).
4. Selecione a opção “Imprimir” no menu suspenso.
5. Escolher a opção “Salvar como PDF”:
6. Uma janela de impressão será aberta. No campo “Destino” ou “Printer”, escolha “Salvar como PDF” (ou “Save as PDF”, dependendo da configuração de idioma).
7. Salvar o e-mail:
8. Clique em “Salvar” e selecione o local no no OneDrive onde deseja armazenar o PDF.
9. Nomeie o arquivo conforme necessário (ex“Entrevista_cliente_X.pdf”);

Dica:

Se você estiver utilizando o Google Chrome, ele tem um visualizador de PDF integrado que facilita ainda mais o processo de visualização e salvamento de e-mails como PDFs.

Cliente quer marcar atendimento. E agora? #

A escrever…

Atendimento aconteceu. O que fazer? #

A escrever…

Cliente vai fechar contrato. Quanto cobrar? #

A escrever…

Cliente assinou KIT/Contrato. O que fazer? #

A escrever…

O jurídico solicitou consulta médica para o cliente. O que fazer? #

Escrever…

Requerimento administrativo foi feito. E agora? #

Escrever…

Processo judicial foi protocolado. E agora? #

Escrever…

Audiência marcada. E agora? #

Criar EVENTO no ASTREA;

Criar Evento no Google Agenda;

Criar PRAZO de 5 dias úteis para análise do caso pelo advogado responsável;

Passar informações ao cliente acerca da audiência.

Como analisar se o caso precisa de audiência?

1. Verificar se o ‘ponto controvertido’ está provado documentalmente. Se estiver, poder-se-ia pedir a dispensa da audiência.
2. Verificar necessidade de reorganizar provas documentais e solicitar mais provas, se for o caso.
3. Não sendo o caso de prova documental suficiente, como prova da situação de desemprego e audiência para prova da qualidade de segurado especial rural, instruir cliente sob cmo funciona a audiência.
4. Informar autor que deve conseguir testemunhas que não sejam da família. Não pode ser irmão. Não pode ser parente de até terceiro grau. Pode ser vizinho.
   • No previdenciário, admite-se que a testemunha seja ‘amiga’ da parte autora.

Perícia médica marcada. O que fazer? #

Criar evento no ASTREA. O nome do evento deve indicar se na justiça ou no INSS; se for no INSS, deve indicar também em qual agência do INSS;

Cadastrar evento no Google Agenda;
 
Criar tarefa para informar ao cliente, concluir tarefa apenas quando cliente confirmar que foi cientificado;
 
Organizar documentação médica, unindo-as se possível, inclusive, com eventual documentação médica nova, para anexar no processo;
 
Anexar no processo a quesitação bem como a documentação médica organizada em ordem temporal do mais recente para o mais antigo;

Esse procedimento deve ser aplicado aos casos judiciais e administrativo.

NO ENTANTO, se judicial, há um adendo: deve-se QUESITAR nos autos.

Para isso, desenvolvemos um formulário com o ChatGPT:

Criar quesitação para anexar no processo judicial;
https://forms.gle/z97LcUuJuN29yjgu9

Benefício concedido. O que fazer? #

1. Criar PRAZO de 30 dias, cujo responsável é o Dr. PAULO;
2. Inserir conjunto de tarefas pré-definidas chamado “Benefício concedido”.

Vejamos:

1. Informar ao cliente que foi concedido, que será pago em aproximadamente 20 à 30 dias e que a Karol entrará em contato para passar as informações.

• Prazo: 1 dia útil após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Responsável pela sede local.

2. Acrescentar etique, na pasta do cliente no Astre: “Benefício Concedido”

• Prazo: 1 dia após a criação do prazo geral
• Responsável: Audeires

3. Entrar em contato com o cliente para esclarecimentos sobre concessão.

• Prazo: 2 dias úteis após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Karol.

4. Verificar caso seja criança ou curatelado se o responsável legal consta no extrato de informações do benefício.

• Prazo: 3 dias após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Karol. 

5. Acompanhar a geração de créditos e carta de concessão.

• Prazo: 7 dias úteis após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Karol.

6. Negociar com o cliente a forma de pagamento.

• Prazo: 7 dias úteis após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Karol.

7. Criar cobrança no ASAAS com base na negociação feita com o cliente.

• Prazo: 7 dias úteis após a criação do prazo Geral;
• Responsável: Karol.

8. Verificar se o cliente realizou o pagamento e se a nota fiscal do ASAAS foi gerada automaticamente.

• Prazo: 30 dias
• Responsável: Paulo.

9. Encerrar o caso no Astrea.

• Prazo: 5 dias úteis após término do prazo;
• Responsável: Paulo.

10. Estudar caso concedido e registrar na base de conhecimento.

• Prazo: 5 dias úteis após término do prazo;
• Responsável: Paulo

Benefício indeferido. O que fazer? #

1. Criar prazo de 20 dias no ASTREA;
2. Colocar processo administrativo no comentário do prazo;

Processo judicial ficou concluso para sentença/decisão. E agora? #

1. Colocar etiqueta “concluso para decisão”;
2. Consultar etiqueta a cada 30 dias;
3. Verificar fila de processos e informar ao cliente situação e previsão de sentença;

Fila de sentenças. Como consultar? #

Aplica-se a processos do PJE1G TRF-5.

Basta abrir o site:

https://www4.trf5.jus.br/lista-processos

Inserir o LOCAL, ÓRGÃO e o NÚMERO DO PROCESSO.

O resultado será apresentado abaixo.

Geralmente, as Varas sentenciam entre 80 e 120 casos por mês. Desse modo, por exemplo, no caso acima, acredita-se que leve entre 3 e 5 meses para que a sentença seja disponibilizada.

Sentença judicial disponibilizada. O que fazer? #

1. Localizar o processo a que diz respeito a sentença;
2. Após, criar prazo de 10 dias corridos contados da sentença;
3. Nome do prazo “SENTENÇA + FATAL XX/XX/XXXX”.
4. Criar tarefa para análise da sentença com prazo de 1 dia corrido;
5. Tarefa de alta prioridade;
6. Colocar a sentença no próprio comentário da tarefa, como anexo;
7. Se possível, colocar no comentário o que foi pedido na inicial;
8. Se possível, colocar no comentário a parte dispositiva da sentença;
9. Os itens 5 e 6 destinam-se a comparar se o juiz aceitou o que foi pedido ou se algo foi negado;
10. Colocar no PROCESSO/CASO a etiqueta de sentença “procedente ou improcedente ou parcial procedência” de acordo com o que consta da parte dispositiva;
11. Criar tarefa dentro do Prazo: “verificar se houve deferimento de tutela antecipada”, tendo colocar etiqueta no processo de “tutela antecipada deferida” ou “tutela antecipada indeferida”;

Vejamos:

Processo judicial procedente transitou em julgado. O que fazer? #

Primeiro: Criar, no Astrea, criar um prazo chamado de “CUMPRIMENTO DE SENTENÇA – JEF”, cujo prazo será de 180 dias corridos e terá como responsável o Dr. Paulo.

Dentro do prazo, você deve adicionar o conjunto de tarefa predefinida chamado de “Cumprimento de Sentença – JEF”.

A tarefa predefinida criará as tarefas abaixo a serem cumpridas nas datas aprazadas:

COLOCAR NO CASO/PROCESSO AS ETIQUETAS “CUMPRIMENTO DE SENTENÇA” e “TRANSITADO EM JULGADO”
Prazo: 1 dia útil da criação

VERIFICAR SE HÁ SUCUMBENCIA NO ACÓRDÃO (CASO TENHA HAVIDO RECUSO NEGADO DO INSS) E HAVENDO COLOCAR ETIQUETA “TEM SUCUMBENCIA” NO ASTREA;
Prazo: 5 dias úteis da criação

ANEXAR CONTRATO NOS AUTOS E PEDIR DESTAQUE DE 30% DE HONORÁRIOS NO CNPJ;
Prazo: 5 dias úteis da criação

APÓS RÉU CUMPRIR A OBRIGAÇÃO DE FAZER OU JÁ CUMPRIDA, LIQUIDAR JULGADO PELO CONTA FACIL PREV;
Prazo: 15 dias úteis da criação

ACOMPANHAR IMPLANTAÇÃO DO BENEFÍCIO (COBRAR 1 SALARIO DE IMPLANTAÇÃO E 30% POR 12 MESES)
Prazo: 30 dias úteis da criação

RPV EXPEDIDO? (marcar com SIM, quando expedido)
Prazo: 60 dias úteis a contar da criação

RPV AUTUADO NO TRF? (marcar com SIM, quando autuado)
Prazo: 80 dias úteis a contar da criação

RPV DEPOSITADO PELO TRF? (marcar com SIM, quando depositado)
Prazo: 100 dias úteis a contar da criação

ENCERRAR O CASO E DESATIVAR CAPTURA AUTOMÁTICA, APÓS O RECEBIMENTO/PAGAMENTO DA RPV ou RPC;
Prazo: 120 dias úteis da criação

Feito isso, teremos uma visão global do processo/caso.

Conceitos #

Após a decisão judicial (sentença, por exemplo), abre-se prazo para que as partes (autor e réu), se quiserem, apresentem recurso. Não apresentado recurso, o processo transitará em julgado. Ou seja, não poderão mais as partes apresentarem recurso no prazo.

Então, dizer que um processo transitou em julgado, significa dizer que as partes do processo não podem mais recorrer e que, assim, o processo chegou ao fim.

Em outras palavras, “transitada em julgado a sentença” significa dizer que o processo chegou ao “fim”.

Escrevi “FIM” entre aspas de propósito, porque o próximo passo depende do resultado da sentença. Se foi PROCEDENTE ou se foi IMPROCEDENTE.

No caso do escritório, geralmente nós representamos os autores dos processo, ou seja, nós ajuizamos o processo contra o réu que geralmente é o INSS.

Se ganharmos o processo, e não havendo recursos, o processo chegará ao final, como já falamos, e acontecerá o transito em julgado.

Ganhar o processo é sinônimo de “procedência” da ação. Ou seja, dizer que foi procedente o processo significa dizer que ganhamos o processo. O contrário é dizer ‘improcedência’, ou seja, significa que perdemos o processo.

Assim, se o processo foi julgado procedente e transitada em julgado a decisão favorável, será iniciada a fase de “cumprimento de sentença” em que, via de regra, deverá ocorrer duas coisas:

1) o INSS deverá registrar o benefício no sistema (implantacão), com ou sem geração de crédito na via administrativa;

2) liquidar/calcular os valores atrasados devidos pelo INSS ao autor do processo judicial a ser recebido por meio de RPV ou de Precatório.

Logo, se ganharmos o processo, após o transito em julgado, o INSS deverá implantar o benefício mensal e/ou pagar o atrasado.

Por outro lado, se perdermos o processo (improcedencia), o processo será arquivado definitivamente.

Em outro tópico, nós falamos sobre o procedimento de ‘cumprimento de sentença‘.